Tietosuojaseloste

AaltoAir Oy
Y-tunnus: 3438674-9
Postiosoite: Ilmeentie 3, 02140 Espoo
Sähköposti: info@aaltoair.fi
Puhelin: 09 31533240
Verkkosivusto: www.aaltoair.fi

AaltoAir Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@aaltoair.fi.

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen, varauksen tai yhteydenoton yhteydessä. Lisäksi keräämme tietoja automaattisesti verkkosivuston käytöstä evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla.

Kerättävät tiedot:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus (yritysasiakkaat)
• Tilaus- ja palvelutiedot (varaukset, työtilaukset, laskutustiedot)
• Verkkosivuston käyttö- ja kävijätiedot
• IP-osoite ja selaintiedot
• Eväste- ja seurantatiedot
• Markkinointiin ja konversioseurantaan liittyvät tiedot
• Sivuston chat-avustajalle kirjoitetut viestit

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Palveluiden ja tilausten käsittely, toimittaminen ja laskutus
• Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
• Kirjanpito ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• Markkinointiviestintä ja mainonnan kohdentaminen (suostumuksella)
• Verkkosivuston toiminnan ja käyttökokemuksen kehittäminen
• Mainonnan ja kampanjoiden mittaaminen ja optimointi

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Sopimus: tilausten ja palveluiden toteuttaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpitolain ja muiden viranomaisten vaatimukset
• Suostumus: analytiikka- ja markkinointievästeet, sähköinen suoramarkkinointi ja uudelleenmarkkinointi
• Oikeutettu etu: verkkosivuston kehittäminen, tietoturva ja liiketoiminnan analytiikka

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita. Evästeet jaetaan kolmeen kategoriaan:

Välttämättömät evästeet

Sivuston perustoimintaan tarvittavat evästeet, kuten evästesuostumusasetusten tallentaminen. Nämä ovat aina käytössä eikä niitä voi poistaa.

Analytiikkaevästeet

Google Analytics 4 ja Google Tag Manager auttavat meitä ymmärtämään miten sivustoa käytetään. IP-osoitteet anonymisoidaan. Käytetään vain suostumuksellasi.

Markkinointievästeet

Google Ads ja Meta (Facebook & Instagram) Pixel sekä Conversion API auttavat mainosten kohdentamisessa ja tehokkuuden mittaamisessa. Käytetään vain suostumuksellasi.

Voit hallita tai peruuttaa evästesuostumuksesi milloin tahansa alla olevasta painikkeesta.

Voimme lähettää asiakkaillemme sähköistä suoramarkkinointia (esim. sähköposti, tekstiviesti) vain erikseen annetun suostumuksen perusteella. Voit peruuttaa suostumuksesi suoramarkkinointiin milloin tahansa jokaisen markkinointiviestin lopussa olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@aaltoair.fi.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta palveluun liittyvien viestien lähettämiseen (esim. varausvahvistukset, huoltopöytäkirjat ja laskut).

Henkilötietoja ei myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille niiden omaan käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja käsittelevät seuraavat tahot AaltoAir Oy:n lukuun:

• Alihankkijat: palvelun suorittamiseen osallistuvat asentajat (nimi, osoite, puhelinnumero)
• Taloushallinto: kirjanpito-, laskutus- ja maksupalvelut
• Viestintäpalvelut: sähköposti- ja tekstiviestipalvelut asiakasviestintään
• Analytiikka- ja mainontapalvelut: Google (Analytics, Ads, Tag Manager) ja Meta (Pixel, Conversion API) suostumuksellasi
• Verkkosivusto- ja hosting-palvelut: sivuston tekninen ylläpito ja tietokannat
• Tekoälypalvelu: sivuston chat-avustajan vastaukset tuottaa Anthropicin Claude-kielimalli. Chattiin kirjoitetut viestit välitetään sille vastauksen muodostamista varten, eikä niitä käytetä mallin koulutukseen.

Kaikki palveluntarjoajat on valittu huolellisesti ja ne toimivat tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Osa käyttämistämme palveluista (Google, Meta ja Anthropic) voi käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella, pääasiassa Yhdysvalloissa. Siirrot toteutetaan GDPR:n edellyttämillä suojamekanismeilla:

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC)
• EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (EU-U.S. Data Privacy Framework), mikäli palveluntarjoaja on sertifioitu

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi, palveluiden kehittämiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Aktiivisen asiakassuhteen päätyttyä tietojen käsittelyä rajoitetaan, mutta tietoja voidaan säilyttää mahdollisia myöhempiä palvelutarpeita, takuuasioita tai oikeudellisia vaatimuksia varten.

Vähimmäissäilytysajat keskeisille tietoryhmille:

• Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämät 6 vuotta tilikauden päättymisestä
• Sopimus- ja tilaustiedot: sopimussuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen mahdollisia reklamaatioita ja takuuasioita varten
• Markkinointisuostumukset: suostumuksen peruuttamiseen saakka
• Analytiikkadata: 14 kuukautta (Google Analytics)
• Chat-keskustelut: 12 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti
• Evästetiedot: evästeen voimassaoloajan mukaisesti (tyypillisesti 1–13 kuukautta)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista (ks. osio 10). Poistopyyntö toteutetaan, ellei säilytykselle ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu
• Oikaisuoikeus: oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• Poisto-oikeus: oikeus pyytää tietojesi poistamista, ellei säilytykselle ole lakisääteistä perustetta
• Rajoittamisoikeus: oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa
• Siirto-oikeus: oikeus saada tietosi jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus: oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella sekä suoramarkkinointitarkoituksiin
• Suostumuksen peruuttaminen: voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@aaltoair.fi. Vastaamme pyyntöösi 30 päivän kuluessa. Henkilöllisyytesi voidaan varmentaa ennen tietojen luovuttamista.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta ja tuhoamiselta. Käytettyjä suojakeinoja ovat muun muassa:

• SSL/TLS-salaus kaikessa tiedonsiirrossa
• Tietokantojen salaus levossa (encryption at rest)
• Pääsynhallinta ja käyttöoikeuksien rajaaminen vain välttämättömiin henkilöihin
• Säännölliset tietoturvapäivitykset ja -tarkastukset

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi